运用现代化办公手段 全面提升关工委办公室工作

来源:未知

作者:admin

日期:2015-03-19

延边州关工委秘书长兼办公室主任崔顺姬

延边州关工委办公室充分运用现代化的办公手段,把建好网络、办好网站作为提高工作水平的基础性工作来抓,为深入开展关工委工作创造了良好的条件,提供了有力的保证。

一、抓好网站建设,提升关工委的社会知名度

提起关工委,社会上的知名度不是很高,这也从一个侧面说明我们对关工委的职能宣传不够,我们的工作还没有被社会大众所广泛了解。针对这一现状,延边州关工委办公室从今年年初开始,着手酝酿利用现代化的办公手段来提高关工委工作的知名度。通过对州本级网站的升级和8个县(市)网站建设的启动,目前已初步收到成效。因受人员、资金等多方面因素的制约,州及8个县(市)的网站建设难度相对较大。为了既不给县(市)增加负担,又便于快速开展工作,在对州关工委网站进行升级的同时,利用州关工委网站的二级域名为下属8个县(市)建立起与州关工委网站联系密切、版式一致的子网站。不仅解决了县(市)网站建设的难题,而且免除了县(市)为维护网站所必须支付的费用和未来每一年的服务器租赁、域名等各项网站运营开支,既大幅降低了网站建设和维护的成本,又保证了网站风格、功能的统一,而且便于相互间的学习和借鉴。

网站的建设,紧扣“公开、共享、互动”三大主题,对全网资源进行了重新梳理、整合,对信息共享方式进行了重新规划。网站设有首页图片、工作纪实、领导讲话、组织机构、相关文件、经验交流、图片新闻、县市动态、“五老”风采、专家队伍、友情链接、留言板等12个版块和通往8个县(市)网站的快速通道。各个版块在资源整合、栏目设置等多方面均以崭新面貌呈现在公众面前,信息容量更加丰富,流览和阅读更加简单,服务方式更为人性化。尤其是县(市)网站的建立,既展示出县(市)关工委各自的风采,同时又满足了宣传需要,因而广受好评。截至目前,网站上共计发布各类文章450余篇,访客来自五湖四海,影响范围甚广,社会反响很好,我们延边州关工委正被越来越多的人所熟知和了解。

二、通过电子统计系统建设,提升办公室工作效率

过去关工委的许多工作,因为受到种种条件制约,基本都是手工作业,运用现代化办公手段的人员不多,查找过去的资料和统计数据相当困难,办事效率很低。如今,电子档案统计系统的建立,使大家切身体验到了发生在身边的巨大变化。以我们新开发的全州关工委电子档案统计系统为例,它可以实现全州关工委组织机构、“五老”队伍、志愿者队伍、两学一创、教育基地、办公室基本情况等信息的即时、跨地域搜索、查看和对各项内容作出详细的统计分析。电子档案统计系统涵盖了关工委工作的方方面面,使用起来相当方便快捷。过去想要查找相关资料和统计数据,得费很大力气,花上很长时间,还不一定找得到。现在只要鼠标轻轻一点,所有资料尽收眼前,条目清清楚楚、分类明明白白、数量准确无误。比如延边全州的“五老”队伍有3万多人,要查看他们的详细资料,在过去是相当费时费力的事情。而现在只需要打开全州电子档案统计系统,“五老”的所属分类、是不是骨干、姓名、性别、地址、联系电话等信息,马上就能查找得到,还能分类筛选并作出统计,效率很高。该电子档案统计系统的建成,有助于全州各级关工委增进了解、整合资源、充分发挥各自优势,推动关心下一代工作的深入开展,提高了全州关工委办公信息化的水平。

三、充分运用网络平台,提升办公室人员的综合能力

网站和电子档案统计系统的建成使用,既提升了延边州关工委的知名度,又提高了办公室的工作效率。但网站、电子档案统计系统的运行和使用并不像我们之前预计的那样顺利。多数办公室的人员对电脑的使用不是很熟练,打开电脑上网看看还行,但要真正上网操作、录入信息很困难。为了改变这一情况,真正发挥网站的作用,提高办公室的工作水平,我们加大了对全州关工委办公室人员的培训力度,举办了全州各级关工委办公室工作人员培训班。网站使用方面,对如何上网进行信息发布、照片效果优化、音视频上传等基础内容进行讲解、示范和演练;电子档案统计系统方面,重点对系统的基本操作、信息录入、数据统计、资料获取等技能进行了全面培训,对各个栏目下具体内容的编辑进行有针对性地辅导,确保办公室工作人员首先是要会用,而后是要想用,最后是要得心应手地用好网站与电子档案统计系统。

充分利用好以互联网为代表的新媒介,既是适应新时期关心下一代宣传工作的客观要求,又是我们做好办公室工作的主观意愿。为了更好地挖掘互联网的巨大潜能,不断扩大关心下一代工作的影响力,借助互联网、借助新媒体,加大宣传力度、加强工作成效是我们延边州关工委办公室努力的方向。